A organização de eventos requer, também, o domínio de uma série de técnicas, para que se obtenha sucesso e lucro
Evento pode ser definido como qualquer acontecimento que desperta interesse especial, como espetáculo, exposição, competição etc, capaz de atrair público e de mobilizar meios de comunicação.
Assim, a realização de um evento depende prioritariamente do planejamento, e para planejar é essencial reunir todas as informações necessárias. Segundo Antônio Máximo Borba, Coordenador do curso de Tecnologia em Eventos da HOTEC e Professor do curso Planejamento e Organização de Eventos do CPT – Centro de Produções Técnicas, o organizador de eventos, não precisa, em princípio, ter uma formação específica. Pode ser um profissional de qualquer área, desde que devidamente preparado, adquirindo informações e prática na área de eventos. E acrescenta, o produtor de eventos deve buscar sempre rapidez na divulgação, promoção e publicidade, de forma que a data e o tema do evento sejam conhecidos com bastante antecedência.
Nesta matéria, abordaremos um, dos vários aspectos que constituem o Planejamento e a Organização de Eventos. Isto é, mostraremos, detalhadamente, como elaborar o projeto do evento.
Elaboração do projeto
Feito o planejamento, passa-se à elaboração de um projeto para o evento, seguindo-se um roteiro composto pelos itens descritos a seguir:
Título
Nome do evento, com identificação numérica, tipo e assunto do evento. Exemplo: Seminário Mineiro de Hotelaria.
Memorial
Síntese descritiva de todas as atividades (técnicas, sociais, culturais, turísticas etc.) que fazem parte do evento.
Objetivos gerais
O que se espera alcançar de mais amplo com o evento.
Objetivos específicos
O que se espera alcançar de forma mais exclusiva e específica com o evento em questão.
Identificação
Nome do promotor e do organizador do evento; local e data de realização do evento.
Justificativa
Indicação dos motivos (científicos, econômicos, políticos, sociais, culturais etc.), que mostram a importância do evento.
Público-alvo
Perfil e número de participantes potenciais. O número de participantes deve ser calculado com base no número de participantes em eventos anteriores, sempre considerando a média mínima, nunca a média máxima.
Conteúdo do evento
Indicação dos assuntos-chave que serão tratados e a programação preliminar do evento, ou seja, uma proposta do cronograma do evento, incluindo todas as atividades que serão desenvolvidas.
Participações prováveis
Indicação dos interessados na realização do evento, incluindo:
- Patrocinadores e apoio;
- Agência de turismo oficial escolhida para fazer os serviços de recepção e tours;
- Agência aérea para transporte dos participantes.
Recursos necessários
Descrição de recursos humanos e materiais, com informações sobre quantidade e a qualidade.
Divulgação
Meios de divulgação que serão utilizados como circulares, correspondência, fichas de inscrição, material gráfico, chamadas em rádio, TV e revistas especializadas.
Orçamento preliminar
Cálculo dos gastos para realização do evento, incluindo despesas e receitas. Ao calcular as despesas, deve-se considerar os preços mais altos encontrados no levantamento de custos. As receitas são os valores apurados com as inscrições, permutas e patrocínios estimados com as menores médias encontradas.
Cronograma financeiro básico
Previsão de desembolso e das entradas de recursos financeiros para cumprir os compromissos, desde o período de planejamento e execução até o fim do evento. É preciso ter extremo cuidado para que os prazos de saída dos recursos sejam compatíveis com os de entrada.
As atividades relacionadas à realização de um evento requerem profissionalismo e a atuação de pessoal bem treinado e motivado. Nesse tipo de serviço, não há espaço para improviso.
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